Sembilan Rahasia yang Sedikit Diketahui Tentang Membuat Informasi Pengguna yang Hebat

1. Jangan khawatir tentang judul.

Orang sering mendapatkan “blok penulis” di awal, berjuang untuk menemukan judul yang tepat untuk dokumen mereka. Bahkan, lebih baik menulis judul di akhir proyek. Anda lebih mungkin untuk membuat deskripsi yang bermakna, dan melakukannya dalam waktu yang lebih singkat juga.

2. Anda dapat menggunakan empat dari “lima prinsip” Aristoteles untuk menulis dokumen yang bagus.

Filsuf Yunani Aristoteles mengembangkan metode untuk menyusun presentasi yang benar-benar berguna untuk menyiapkan dokumen atau presentasi saat ini. Anda dapat menggunakan empat dari “lima prinsip” Aristoteles sebagai cara untuk merencanakan pekerjaan Anda:

  • Identifikasi- Pastikan Anda mengidentifikasi pertanyaan atau subjek utama.

 

  • Pengaturan – Letakkan struktur bersama-sama untuk membentuk argumen yang koheren.

 

  • Bahasa – Gunakan gaya bahasa yang tepat untuk audiens Anda.

 

  • Metode pengiriman – Gunakan metode pengiriman yang tepat. Ini dapat mencakup “tampilan dan nuansa”, penggunaan suara, nada, dll yang efektif.

3. Anda dapat merencanakan dan memprediksi apa yang akan ada di hampir semua dokumen sebelum Anda mulai menulis, dan menghemat banyak waktu dalam prosesnya.

Membuat garis besar dan menyusun manual adalah langkah utama yang paling penting dalam membuat manual. Memang, penulis profesional menghabiskan hingga 50% dari total waktu untuk tugas ini. Di sinilah Anda membangun hubungan logis antara ide-ide, dan membangun kecerdasan, nilai, dan kesuksesan dari apa yang Anda tulis. Namun, jangan pernah mencoba membuat garis besar manual di kepala Anda. Otak Anda akan bekerja jauh lebih efisien jika menerima masukan dari indra. Jika Anda tidak percaya ini, hitung sendiri berapa banyak permutasi huruf ABCD (ABCD, ACBD, dll.) di kepala Anda.

Penulis bisnis profesional, seperti penulis teknis, biasanya memecah dokumen menjadi unit informasi kecil dan terpisah, yang diatur di sekitar kerangka judul topik. Jika Anda menggunakan pendekatan “komponen” atau “modular” ini, Anda dapat merencanakan dan menyusun dokumen menggunakan judul “label” yang menjelaskan setiap bagian. Rambu-rambu ini sangat membantu ketika Anda mulai menulis, dan juga dapat membantu Anda konsisten dan menghindari kehilangan konten penting apa pun.

Pada selembar kertas kosong, tuliskan semua ide dan pemikiran Anda tentang apa yang harus dimasukkan. Ide-ide ini akan mengalir ketika Anda bertanya pada diri sendiri ‘bagaimana, mengapa, kapan, di mana, apa, dan siapa’. Ide-ide harus ditulis dengan cepat dalam urutan acak. Jangan menuliskan ide-ide Anda sebagai kalimat; menggunakan kata kunci. Setelah Anda yakin bahwa Anda telah menuliskan semua poin utama yang akan dibahas, mulailah menyusun ide-ide ini ke dalam kelompok yang serupa. Ini mungkin akan mendorong beberapa ide lagi, dan Anda akhirnya akan sampai pada semacam garis besar, yang kemudian dapat dipoles dengan mengubah kata kunci Anda menjadi frasa yang lengkap. Pada tahap ini Anda mungkin mulai mempersiapkan strukturnya.

4. Sistem Manajemen Konten dapat menghemat 30% waktu menulis Anda.

Salah satu pendekatan populer adalah memiliki satu sumber untuk konten, memungkinkan Anda untuk menggunakan kembali potongan (atau komponen) informasi. Potongan-potongan ini dikelola dan dipelihara dalam database, dan kemudian diterbitkan ke audiens yang berbeda, dokumen, dan dalam berbagai format media, seperti cetak dan online. Anda dapat menulis informasi sekali dan menggunakannya kembali berkali-kali, dan membuat perubahan di satu tempat. Ini menjanjikan pengurangan kesalahan dan duplikasi, waktu yang dibutuhkan untuk meninjau konten, biaya terjemahan (karena Anda dapat menggunakan kembali konten yang diterjemahkan di masa lalu), serta konsistensi yang lebih baik.

5. Dokumen yang dirancang untuk dibaca di atas kertas tidak berfungsi saat dibaca di layar.

Tidak jarang 30% waktu penulis dihabiskan untuk mengerjakan “tampilan dan nuansa”, setelah semua tulisan selesai dibuat. Tentu saja, dokumen yang dirancang untuk dibaca di atas kertas tidak berfungsi saat dibaca di layar, jadi penting untuk mengubah pemformatan agar sesuai dengan media pengiriman. Semakin banyak dokumen (dan konten yang terkandung di dalamnya) diterbitkan di tempat yang berbeda, semakin penting bagi Anda untuk dapat membuatnya tanpa harus menghabiskan banyak waktu untuk pengerjaan ulang. Lihat alat yang Anda gunakan, untuk melihat apakah Anda dapat mengontrol “tampilan dan nuansa” secara independen dari konten Anda. Anda dapat mencapai ini sebagian dengan menggunakan templat standar, tetapi Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen konten.

6. Word mungkin bukan alat terbaik untuk digunakan.

Aspek kunci untuk mengelola informasi bisnis apa pun adalah agar orang dapat:

  • Pertahankan, perbarui, dan tingkatkan secara efisien setelah dibuat.

 

  • Gunakan kembali dalam situasi lain, untuk menciptakan nilai di tempat lain (dan menambah nilai padanya).

 

  • Tetapkan proses standar dan pandu staf tentang apa yang harus dilakukan.

 

  • Mintalah staf mengerjakannya secara bersamaan dan kolaboratif.

Sayangnya orang jarang menulis dokumen dengan cara yang memungkinkan mereka melakukan ini dengan jenis Media informasi terupdate informasi ini. Memang, alat yang kemungkinan besar akan Anda gunakan untuk menulis dokumen – Microsoft Word – mungkin bukan alat terbaik untuk digunakan.

Namun, masih ada beberapa hal berguna yang dapat Anda lakukan saat menggunakan Word. Jika Anda menggunakan pengolah kata, Anda dapat memformat judul dengan gaya yang telah diformat sebelumnya yang terdapat dalam templat pengolah kata (Misalnya gaya “Judul 1” dan “Judul 2” di Microsoft Word). Gaya dalam Microsoft Word adalah sekumpulan karakteristik pemformatan yang dapat Anda terapkan pada teks di dokumen Anda untuk mengubah tampilannya dengan cepat. Saat Anda menerapkan gaya, Anda menerapkan seluruh grup format dalam satu tugas sederhana. Menggunakan gaya memudahkan untuk membuat perubahan pada tampilan dan nuansa di seluruh dokumen, dan mempermudah mengimpor konten ke perangkat lunak lain pada tahap mana pun di masa mendatang.

Memang, Microsoft Word memiliki tampilan garis besar yang memungkinkan Anda melihat struktur dokumen Anda, asalkan Anda telah menggunakan gaya heading 1 hingga heading 9 standar.

7. Bahkan penulis terbaik sekalipun, dokumen mereka telah ditinjau dan dibaca ulang.

Anda dapat melihat dokumen seratus kali dan masih melewatkan kesalahan. Mendapatkan seseorang untuk meninjau dokumen Anda akan menguntungkan Anda dengan mengurangi kesalahan dan mendapatkan umpan balik tentang apa yang mungkin dipikirkan pembaca Anda tentang informasi Anda.

8. Audiens yang berbeda berhak mendapatkan dokumen yang berbeda.

Jika Anda memiliki lebih dari satu audiens yang membaca dokumen, jangan takut untuk memecah informasi menjadi dokumen terpisah. Anda juga dapat memberikan serangkaian cara untuk bernavigasi di sekitar dokumen (seperti tabel konten alternatif, indeks, dan tag), yang sesuai untuk setiap audiens tertentu.

9. Ada ahli di bidang ini yang dapat membantu Anda.

Ada ahli di bidang ini yang dapat membantu Anda, yang biasanya disebut editor, penulis teknis, penulis teknis, perancang informasi, atau copywriter.

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published.